Legal updates concerning the amendment of a public procurement contract

In M.Of. nr. 171 din data de 7 martie 2016 a fost publicata Instructiunea presedintelui Agentiei Nationale pentru Achizitii Publice nr. 1/2016 privind modificarea contractului de achizitie publica in cursul perioadei sale de valabilitate si incadrarea acestor modificari ca fiind substantiale sau nesubstantiale.

Inter alia, Instructiunea clarifica cateva aspecte importante privind modificarea contractului de achizitie publica in cursul perioadei sale de valabilitate:

• clauzele contractuale de schimbare;
• modificarile nesubstantiale ale contractului de achizitie publica;
• modificarile substantiale ale contratului de achizitie publica;
• modificarile ce determina aplicarea procedurii de negociere fara publicarea prealabila a unui anunt de participare.

CLAUZELE CONTRACTUALE DE SCHIMBARE

Potrivit Instructiunii, in vederea antrenarii unor modificari nesubstantiale ale contractului de achizitie publica, clauzele contractuale de schimbare trebuie sa fie mentionate in documentatia de atribuire si trebuie sa precizeze limitele si natura posibilelor modificari/suplimentari, precum si conditiile in care se poate recurge la ele. Totodata, aceste clauze nu trebuie sa prevada modificari/suplimentari care ar schimba caracterul general al contractului.

Pentru a nu reprezenta o modificare a contractului initial, ci doar aplicarea prevederilor contractului initial, astfel de schimbari:

• trebuie sa fie clar anticipate in contract prin “clauze de schimbare“, cunoscute de catre toti ofertantii si care indica o metoda obiectiva de calcul al pretului final ce urmeaza a fi platit (de exemplu, pe baza preturilor unitare), pentru a evita orice modificare discretionara pe durata executiei contractului care ar putea afecta conditiile competitiei initiale;
• trebuie sa rezulte exclusiv din aplicarea “mecanica” a “clauzelor de schimbare” din contractul initial, cu excluderea oricaror altor modificari ale cerintelor contractului initial.

Conform Instructiunii, aplicarea clauzelor de schimbare este considerata “mecanica” in momentul in care nu presupune ca vreo decizie sa fie luata de catre vreo parte contractanta (sau de catre persoane actionand in numele unei parti contractante, cum ar fi proiectantul, diriginti de santier sau ingineri consultanti in cadrul contractelor FIDIC) in legatura cu oportunitatea modificarii, dar care este “mecanica” din moment ce contractul prevede in mod clar si explicit faptul ca, in anumite cazuri, evenimente sau circumstante, o schimbare va fi implementata. Exempli gratia, Instructiunea mentioneaza:

• diferentele dintre cantitatile estimate initial (in contract) si cele real executate, fara modificarea proiectului tehnic, daca aceste diferente sunt datorate doar nepotrivirilor dintre estimarea initiala si realitatea executiei, fara a afecta proiectul tehnic sau specificatiile tehnice; si
• ipoteza in care contractul de achizitie publica prevede penalizari sau despagubiri ca urmare a nerespectarii de catre o parte contractanta a obligatiilor sale contractuale (sau ca urmare a producerii unui eveniment aflat in responsabilitatea acestei parti); in acest caz, penalizarile sau despagubirile, dupa caz, vor fi aplicate/platite fara a fi considerate modificari substantiale ale contractului de achizitie publica.

MODIFICARI NESUBSTANTIALE ALE CONTRACTULUI DE ACHIZITIE PUBLICA

In conformitate cu cele mentionate in cadrul Instructiunii, o modificare va fi considerata nesubstantiala daca indeplineste, in mod cumulativ, urmatoarele conditii:

• modificarea nu introduce conditii care, daca ar fi fost incluse in procedura initiala de atribuire, ar fi permis selectarea altor candidati decat a celor selectati initial sau alegerea unei alte oferte decat a celei declarate castigatoare ori ar fi permis si participarea altor operatori economici la procedura;
• modificarea nu schimba balanta economica a contractului in favoarea contractantului intr-o maniera care nu a fost prevazuta in contractul initial;
• modificarea nu extinde domeniul contractului in mod considerabil.

Potrivit A.N.A.P., introducerea de catre operatorul economic a unui nou subcontractant in timpul implementarii contractului, in conditiile in care nominalizarea acestui subcontractant in cadrul ofertei operatorului nu ar fi avut vreun impact cu privire la indeplinirea criteriilor de calificare/selectie sau la aplicarea criteriului de atribuire si fara a modifica pretul contractului reprezinta o modificare nesubstantiala a contractului.

In acelasi sens, modificarea secventei unor activitati, fara a afecta termenele contractuale, conditiile de aplicare a criteriului de atribuire si pretul contractului reprezinta o modificare nesubstantiala a contractului.

In ceea ce priveste incadrarea unei modificari ca fiind nesubstantiale, in egala masura, autoritatea contractanta va analiza daca sunt indeplinite, in mod cumulativ, urmatoarele conditii:

• respectiva modificare este aferenta unui contract de servicii sau de lucrari aferent realizarii investitiilor publice si/sau a lucrarilor de interventie asupra acestora;
• in urma exprimarii in termeni monetari, valoarea modificarii nu depaseste valoarea ce rezulta din aplicarea procentului de “cheltuieli diverse si neprevazute” sau 10% din pretul contractului initial;
• respectiva modificare este strict necesara pentru indeplinirea contractului de achizitie publica;
• respectiva modificare este in directa corelare cu obiectul contractului de achizitie publica;
• nu este schimbat caracterul general al obiectului contractului, fapt ce presupune ca scopul contractului (asa cum a fost descris in cadrul procedurii prin care a fost atribuit initial), precum si indicatorii principali ce caracterizeaza rezultatul respectivului contract raman nemodificati.

MODIFICARI SUBSTANTIALE ALE CONTRACTULUI DE ACHIZITIE PUBLICA

In ceea ce priveste modificarile substantiale ale contractului de achizitie publica, Instructiunea reia cele trei conditii prevazute de jurisprudenta Curtii de Justitie a Uniunii Europene, respectiv:

• modificarea introduce conditii care, daca ar fi facut parte din procedura initiala de atribuire, ar fi permis selectarea altor candidati decat a celor initial selectati sau ar fi permis atribuirea contractului altui ofertant;
• modificarea schimba echilibrul economic al contractului in favoarea contractantului;
• modificarea extinde considerabil aria de acoperire a contractului la produse, servicii sau lucrari neacoperite initial.

MODIFICARI CE DETERMINA APLICAREA PROCEDURII DE NEGOCIERE FARA PUBLICAREA PREALABILA A UNUI ANUNT DE PARTICIPARE

Nu in ultimul rand, Instructiunea clarifica modificarile ce determina aplicarea procedurii de negociere fara publicarea prealabila a unui anunt de participare in conformitate cu prevederile art. 122 lit. i) si art. 252 lit. j) din O.U.G. nr. 34/2006 si ofera exemple relevante in acest sens.

Pe de o parte, Instructiunea subliniaza faptul ca procedura de negociere fara publicarea unui anunt de participare poate fi utilizata atunci cand lucrarile suplimentare se datoreaza unor evenimente care nu se datoreaza sub nicio forma unei actiuni sau inactiuni a autoritatii contractante, evenimentelor care nu pot fi prevazute, evitate, neputand fi, prin urmare, impiedicate sau neutralizate ca efect.

Pe de alta parte, potrivit Instructiunii, lucrarile sau serviciile suplimentare/aditionale generate de “circumstante imprevizibile” pot fi lucrari si servicii care devin necesare, prin producerea de evenimente sau circumstante care:

• nu existau inaintea momentului depunerii ofertelor, stabilit prin anuntul de participare;
• nu au putut fi identificate si incluse in scopul contractului initial, cu toate ca dispozitiile aplicabile au fost respectate (intelegand prin aceasta ca neidentificarea sau neincluderea in scopul initial nu este generata de lipsa de experienta sau lipsa de cunostinte etc.), fiind aplicate toate normativele tehnice si cunostintele legate de previziune cerute a fi aplicate in situatia in cauza.

Cu titlu exemplificativ, Instructiunea enumera:

• modificarile legislative in domeniul apararii impotriva incendiilor aparute pe parcursul executarii unui contract de lucrari, in situatia in care proiectul tehnic ce a stat la baza achizitiei lucrarilor a respectat normele in vigoare la data intocmirii si obtinerii avizului initial, altele decat cele in vigoare la aceasta data, iar revizuirea proiectului tehnic astfel incat acesta sa respecte normele actuale privind securitatea la incendiu determina necesitatea executiei unor lucrari suplimentare (de exemplu: iluminatul de siguranta, montarea unor usi cu rezistenta la foc, asigurarea sistemelor de detectie si semnalizare la incendiu, executarea instalatiilor de stingere a incendiilor etc.) ce nu au fost cuprinse in contractul initial;
• modificarile in configuratia terenului determinate de aparitia unor constructii noi, in situatia in care constructiile au fost edificate ulterior demararii procedurii de atribuire a contractului initial sau in perioada imediat anterioara, fara a exista indicii care sa anticipeze o astfel de modificare la momentul intocmirii caietului de sarcini.
• degradarea elementelor de constructie ca urmare a unor accidente rutiere, daca accidentele respective au avut loc ulterior demararii procedurii de atribuire a contractului initial sau in perioada imediat anterioara;
• modificarile de STAS-uri sau de normative tehnice, daca acestea au intrat in vigoare la data publicarii/aprobarii lor sau la o data imediat ulterioara publicarii/aprobarii, astfel incat era imposibila cunoasterea acestora la momentul demararii procedurii de atribuire a contractului initial;
• prelungirea duratei contractului de lucrari, in conditiile in care respectivele prelungiri provin din cauze obiective (cum ar fi incetinirea ritmului de lucru al constructorului din cauza emiterii cu intarziere a autorizatiilor/acordurilor/avizelor, fapt ce a condus la incetinirea progresului fizic).

Nu in ultimul rand, potrivit Instructiunii, stabilirea circumstantelor de incadrare prevazute de ordonanta pentru aplicarea procedurii de negociere fara publicarea unui anunt de participare intra in responsabilitatea exclusiva a autoritatii contractante. In acest sens, compartimentul intern specializat in domeniul achizitiilor publice din cadrul autoritatii contractante are obligatia de a elabora o nota justificativa privind circumstantele care au determinat alegerea procedurii de negociere fara publicarea unui anunt de participare in conditiile art. 122 lit. i)/art. 252 lit. j) din O.U.G. nr. 34/2006.