New rules on the ex ante control performed by ANAP

In M.Of. nr. 1004 din data de 18 decembrie 2017 a fost publicata Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 98/2017 privind functia de control ex ante al procesului de atribuire a contractelor/acordurilor-cadru de achizitie publica, a contractelor/acordurilor-cadru sectoriale si a contractelor de concesiune de lucrari si concesiune de servicii (“Ordonanta de urgenta”).

Ordonanta de urgenta reglementeaza aspecte precum:

• termenele necesare Agentiei Nationale pentru Achizitii Publice (“ANAP”) pentru efectuarea controlului ex ante;
• autoritatea competenta si domeniul de aplicare;
• metodologia de selectie;
• initierea controlului ex ante;
• desfasurarea activitatii de control al documentatiei de atribuire, anunturilor si solicitarilor de clarificari;
• desfasurarea activitatii de control al procesului de evaluare a ofertelor/candidaturilor si de atribuire a contractului;
• avizul conform al ANAP;
• procedura de conciliere;
• controlul ex ante al procedurilor de negociere fara publicare prealabila;
• controlul ex ante al modificarilor contractului;
• nulitatea absoluta a contractului;
• contraventii si sanctiuni.

TERMENELE NECESARE ANAP PENTRU EFECTUAREA CONTROLULUI EX ANTE

Termenele pentru depunerea ofertelor/candidaturilor trebie stabilite de autoritatile contractante cu luarea in considerare si respectarea termenelor necesare ANAP pentru efectuarea controlului ex ante. Termenele necesare ANAP pentru efectuarea controlului ex ante nu sunt incluse in termenele prevazute pentru stabilirea ofertei castigatoare de catre autoritatile contractante potrivit legislatiei specifice in materia achizitiilor si concesiunilor.

Ordonanta de urgenta aduce un element de noutate in ceea ce priveste modalitatea de calcul a termenelor. Spre deosebire de celelalte termene din legislatia specifica achizitiilor si concesiunilor, termenele prevazute de Ordonanta de urgenta se calculeaza potrivit regulilor dreptului comun, respectiv fara a se lua in calcul ziua de la care incepe sa curga termenul si nici ziua cand acesta se implineste.

AUTORITATEA COMPETENTA SI DOMENIUL DE APLICARE

ANAP este institutia publica responsabila pentru indeplinirea functiei de control ex ante:

• al procesului de atribuire a contractelor, dupa incarcarea documentelor procedurii in SEAP/transmiterea invitatiei de participare aferente procedurii de negociere fara publicare prealabila si pana la momentul in care comunicarile privind rezultatul procedurii de atribuire au ramas definitive; acest control presupune: (i) verificarea documentatiei de atribuire, impreuna cu strategia de contractare si celelalte documente ce o insotesc; (ii) a anuntului de participare/de participare simplificat/de concurs, inclusiv a anuntului de tip erata; (iii) a propunerilor de raspuns ale autoritatii contractante la solicitarile de clarificari formulate de operatorii economici; si (iv) a oricaror informatii suplimentare publicate de aceasta in relatie cu respectiva documentatie de atribuire; (v) verificarea deciziilor luate in procesul de evaluare a ofertelor si de atribuire a contractului;
• al modificarilor contractelor incluse in verificare potrivit dispozitiilor Ordonantei de urgenta.

Contractele sunt definite ca fiind oricare dintre urmatoarele: (i) contractul de achizitie publica; (ii) contractul sectorial; (iii) acordul-cadru; (iv) contractul de concesiune de lucrari sau contractul de concesiune de servicii.

Fac obiectul controlului ex ante toate procedurile de atribuire reglementate de legislatia in materie, cu exceptia procedurii de negociere fara publicare prealabila aplicata ca o masura strict necesara, atunci cand, dupa caz, perioadele de aplicare a procedurilor de licitatie deschisa, licitatie restransa, negociere competitiva, dialog competitiv sau procedura simplificata nu pot fi respectate din motive de extrema urgenta, determinate de evenimente imprevizibile si care nu se datoreaza sub nicio forma unei actiuni sau inactiuni a autoritatii contractante.

Controlul ex ante vizeaza verificarea conformitatii cu dispozitiile legale aplicabile din punct de vedere al:

• regularitatii– aspectele de regularitate sunt cele care vizeaza dispozitii legale din domeniul achizitiilor/concesiunilor pentru care se poate face o interpretare literala sau pentru care au fost emise de catre ANAP, interpretari oficiale ale modului de aplicare in practica, inclusiv prin ordine sau instructiuni ale presedintelui ANAP si care, de regula, se aplica, ca atare, in cazul tuturor procedurilor de atribuire, indiferent de sectorul economic/de activitate in care se incadreaza obiectul contractului si/sau practicile pietei de profil relevante in care activeaza constant operatorii economici potentiali ofertanti/candidati;
• calitatii – aspectele de calitate sunt cele care vizeaza dispozitii legale din domeniul achizitiilor/concesiunilor care sufera o interpretare extensiva sau restrictiva in contextul specific al unei proceduri de atribuire deoarece trebuie adaptate particularitatilor sectorului economic/de activitate in care se incadreaza obiectul contractului si/sau practicilor pietei de profil relevante in care activeaza constant operatorii economici potentiali ofertanti/candidati la respectiva procedura de atribuire.

METODOLOGIA DE SELECTIE

Controlul ex ante se exercita de ANAP in mod selectiv, pe baza unei metodologii de selectie. Potrivit noii reglementari, metodologia de selectie este bazata pe aplicarea unor criterii referitoare la istoricul autoritatii contractante in ceea ce priveste performanta in realizarea achizitiilor si la aspecte aferente strategiei de contractare ce insoteste fiecare procedura de atribuire, respectiv valoarea si complexitatea unei modificari contractuale ce se intentioneaza a fi realizata.

Toate procedurile de atribuire a contractelor selectate si incluse in programul de verificare vor fi supuse controlului asupra documentatiei de atribuire si modului in care se realizeaza evaluarea ofertelor si atribuirea respectivelor contracte. Metodologia de selectie trebuie sa asigure realizarea controlului procesului de atribuire a contractelor pentru un procent de 15% din totalul procedurilor de atribuire initiate de catre autoritatile contractante intr-un an calendaristic.

Modificarile contractuale ce vor face obiectul controlului ex ante se vor selecta tot in baza metodologiei de selectie.

In vederea aplicarii metodologiei de selectie, autoritatile contractante vor atribui un cod unic de identificare pentru fiecare obiect de contract pentru care se deruleaza o procedura de atribuire inclusa in programul anual al achizitiilor publice. Acest cod se va utiliza de catre autoritatea contractanta in toate comunicarile prin SEAP, inclusiv in cele cu ANAP.

In cadrul controlului ex ante, ANAP verifica si masurile de remediere adoptate de catre autoritatea contractanta dupa comunicarea la ANAP a avertismentului de integritate/notificarii emis(e) de catre Agentia Nationala de Integritate, pana la semnarea contractului, in vederea eliminarii situatiilor de conflict de interese, indiferent daca procedurile de atribuire a contractelor in cauza au fost incluse sau nu in programul de verificare.

INITIEREA CONTROLULUI EX ANTE

Autoritatea contractanta selectata in vederea realizarii controlului ex ante va fi instiintata anterior inceperii activitatii de control, prin intermediul SEAP, in termen de 2 zile lucratoare de la incarcarea documentatiei de atribuire in SEAP sau, dupa caz, transmiterea notificarii privind intentia de a modifica contractul sau de a realiza o negociere fara publicare prealabila.

In cazul instiintarilor aferente verificarii intentiilor de realizare a modificarilor contractuale si a negocierilor fara publicare/invitatie prealabila, acestea se vor transmite prin orice mijloace de comunicare.

Totodata, Ordonanta de urgenta enumera informatiile si documentele pe care autoritatea contractanta initiatoare a procedurii de atribuire selectate pentru realizarea controlului ex ante are obligatia de le pune la dispozitia ANAP.

DESFASURAREA ACTIVITATII DE CONTROL AL DOCUMENTATIEI DE ATRIBUIRE, ANUNTURILOR SI SOLICITARILOR DE CLARIFICARI

Potrivit Ordonantei de urgenta, ANAP efectueaza controlul de calitate si regularitate a:

• documentatiei de atribuire aferente procedurilor de atribuire selectate pentru verificare, inclusiv a caietului de sarcini/documentatiei descriptive si a clauzelor contractuale, inainte de transmiterea spre publicare a anuntului de participare/de participare simplificat/de concurs;
• anuntului de participare/de participare simplificat/de concurs si a anuntului de tip erata, aferent procedurilor de atribuire selectate, transmis de catre autoritatea contractanta spre publicare in SEAP;
• propunerii de raspuns al autoritatii contractante la solicitarile de clarificari adresate de catre operatorii economici in legatura cu documentatia de atribuire si/sau a oricaror completari/informatii suplimentare pe care autoritatea contractanta doreste sa le formuleze in legatura cu documentatia de atribuire in cauza.

DESFASURAREA ACTIVITATII DE CONTROL AL PROCESULUI DE EVALUARE A OFERTELOR/CANDIDATURILOR SI DE ATRIBUIRE A CONTRACTULUI

ANAP efectueaza controlul de calitate si regularitate a concluziilor fazelor critice ale procesului de evaluare a ofertelor/candidaturilor si de atribuire a contractului, dupa cum urmeaza:

• componenta comisiei de evaluare si concluziile comisiei de evaluare privind indeplinirea conditiilor de forma aferente depunerii ofertelor/candidaturilor si a criteriilor de calificare/selectie de catre ofertanti/candidati;
• concluziile comisiei de evaluare privind evaluarea propunerilor tehnice si financiare si a conformitatii acestora;
• concluziile comisiei de evaluare privind analiza documentelor-suport pentru indeplinirea criteriilor de calificare/selectie prezentate de catre candidatii ce urmeaza a fi selectati conform regulilor prevazute in documentatia de atribuire in cadrul procedurilor care prevad etapa de preselectie, respectiv de ofertantul/ofertantii ce urmeaza a fi declarat/declarati castigator/castigatori in urma aplicarii criteriului de atribuire, precum si concluziile incluse in raportul procedurii de atribuire.

ANAP verifica, asadar, documentele prin care se formalizeaza deciziile comisiei de evaluare cu privire la declararea drept admise/respinse a candidaturilor/ofertelor pentru fiecare faza a procesului de evaluare a ofertelor/candidaturilor, inainte de comunicarea acestora de catre autoritatea contractanta operatorilor economici.

AVIZUL CONFORM AL ANAP

Constatarile rezultate din activitatea de control ex ante si masurile dispuse de ANAP fac obiectul unui aviz conform, care poate fi:

• neconditionat – cand nu se constata abateri cu privire la aspectele de calitate si/sau de regularitate cuprinse in listele de verificare; sau
• conditionat – cand se constata ca exista abateri cu privire la aspectele de calitate si/sau de regularitate cuprinse in listele de verificare.

Avizele conforme neconditionate emise de ANAP se publica de catre autoritatea contractanta in SEAP sau se aduc la cunostinta operatorilor economici interesati de catre aceasta, impreuna cu actele administrative la care se refera.

In cazul unui aviz conform conditionat, daca autoritatea contractanta decide sa continue derularea procedurii de atribuire fara a remedia abaterile constatate de ANAP, aceasta transmite ANAP o solicitare sub forma unui inscris prin care isi asuma responsabilitatea asupra continutului actului sau administrativ. In acest caz, inscrisul autoritatii contractante se publica in SEAP sau se aduce la cunostinta operatorilor economici interesati, impreuna cu avizul conform conditionat.

Totodata, este subliniat faptul ca procesul de control ex ante este limitat la aspectele verificate si constatate in baza listelor de verificare ale ANAP si nu exonereaza de raspundere autoritatea contractanta in raport cu actiunile si deciziile adoptate de aceasta in procesul de atribuire si/sau modificare a contractului in conformitate cu dispozitiile legale aplicabile.

PROCEDURA DE CONCILIERE

Procedura de conciliere reprezinta o procedura facultativa aflata la dispozitia autoritatii contractante in cazul in care aceasta are obiectii cu privire la abaterile de la aspectele de calitate cuprinse in listele de verificare, identificate de catre ANAP ca urmare a activitatii de control ex ante al procesului de atribuire si/sau a masurilor dispuse de ANAP pentru remedierea respectivelor abateri.

Procedura de conciliere poate fi declansata de autoritatea contractanta numai cu privire la aspectele de calitate prevazute in avizul conform conditionat emis de ANAP in legatura cu care autoritatea contractanta are obiectii. Aceasta nu este aplicabila rezultatelor verificarilor aspectelor de calitate care au fost acceptate de autoritatea contractanta in cadrul controlului ex ante si rezultatelor verificarilor aspectelor de regularitate.

Cererea de conciliere se solutioneaza de catre un comitet decizional format la nivelul ANAP. Decizia de conciliere este finala in raport cu constatarile controlului ex ante din avizul conform initial, solutia prevazuta prin decizie urmand sa fie reflectata in noul aviz conform emis de ANAP ulterior acesteia.

CONTROLUL EX ANTE AL PROCEDURILOR DE NEGOCIERE FARA PUBLICARE PREALABILA

Atunci cand autoritatile contractante intentioneaza demararea unei proceduri de negociere fara publicare prealabila, acestea au obligatia de a notifica ANAP, cu 5 zile lucratoare inainte de data de demarare a negocierii, precum si de a pune la dispozitia ANAP informatiile si documentele solicitate in scopul indeplinirii functiei de control ex ante.

CONTROLUL EX ANTE AL MODIFICARILOR CONTRACTULUI

In cazul modificarilor contractuale care fac obiectul verificarii, autoritatile contractante au obligatia de a notifica ANAP, cu 5 zile lucratoare inainte de realizarea etapelor de modificare a contractului, transmitand totodata si argumentele care justifica incadrarea in prevederea legala invocata, precum si de a pune la dispozitia ANAP informatiile si documentele solicitate in scopul indeplinirii functiei de control ex ante.

In cazul controlului ex ante al modificarilor contractuale, ANAP nu va emite aviz conform, urmand ca eventualele constatari ale controlului sa fie transmise autoritatilor contractante sub forma de recomandari.

NULITATEA ABSOLUTA A CONTRACTULUI

Nulitatea absoluta a contractului incheiat ca urmare a unei proceduri de atribuire care a facut obiectul controlului ex ante si in care ANAP a emis un aviz conform conditionat, iar autoritatea contractanta a derulat si finalizat procedura de atribuire fara a remedia abaterile de la legislatia aplicabila constatate de ANAP, se constata de catre instanta de judecata, aceasta urmand a analiza pe fond argumentele aduse de autoritatea contractanta in cauza pentru ignorarea celor retinute de ANAP prin respectivul avizul conform.

ANAP are obligatia de a solicita in instanta, in termen de 3 luni de la data luarii la cunostinta a semnarii contractului, constatarea nulitatii absolute a unui asemenea contract.

ANAP are calitate procesuala activa in litigiile privind constatarea nulitatii absolute a acestor contracte.

In cazul in care Consiliul sau instanta de judecata competenta s-a pronuntat in mod definitiv in legatura cu acte ale autoritatii contractante care au facut obiectul unui aviz conform conditionat al ANAP:

• ANAP nu va ataca in instanta contractul incheiat in cadrul procedurii de atribuire ce a facut obiectul deciziei definitive a Consiliului sau instantei de judecata, acesta nefiind lovit de nulitate absoluta, daca din deciziile pronuntate rezulta invalidarea in tot a constatarilor din avizul conform conditionat respectiv;
• ANAP are obligatia de a ataca in instanta contractul incheiat in cadrul procedurii de atribuire ce a facut obiectul deciziei definitive a Consiliului sau instantei de judecata, acesta fiind lovit de nulitate absoluta cu privire la constatarile din avizul conform ce nu au fost invalidate sau nu au facut obiectul deciziei definitive a Consiliului sau instantei de judecata, daca din deciziile pronuntate rezulta doar o invalidare partiala a constatarilor din avizul conform conditionat respectiv.

CONTRAVENTII SI SANCTIUNI

Faptele sanctionate drept contraventii de Ordonanta de urgenta includ:

• incalcarea prevederilor referitoare la codul unic de identificare pentru fiecare obiect de contract; aceasta fapta se sanctioneaza cu amenda de la 20.000 lei la 30.000 lei;
• incalcarea obligatiei de a pune la dispozitia ANAP anumite informatii si/sau documente; aceasta fapta se sanctioneaza cu amenzi cuprinse intre 5.000 lei si 30.000 lei, in functie de categoria informatiilor si/sau documentelor;
• incalcarea obligatiei de a notifica ANAP si de a pune la dispozitie informatiile si documentele solicitate, in cazul in care se intentioneaza demararea unei proceduri de negociere fara publicare prealabila; aceasta fapta se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 7.000 lei;
• incalcarea obligatiei de a notifica ANAP si de a pune la dispozitie informatiile si documentele solicitate, in cazul modificarilor contractuale care fac obiectul verificarii; aceasta fapta se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 7.000 lei.

Termenul de prescriptie pentru aplicarea sanctiunii amenzii contraventionale este fie de 12 luni, fie de 36 de luni de la data savarsirii faptei, in functie de tipul contraventiei.

DISPOZITII TRANZITORII SI FINALE

In termen de 30 de zile de la data publicarii in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, a Ordonantei de urgenta, Ministerul Finantelor Publice, prin ANAP, va elabora normele metodologice de aplicare a acestui act normativ, care se va aproba prin hotarare a Guvernului. Normele metodologice vor reglementa aspecte precum:

• conditiile de initiere si mecanismul derularii procedurii de conciliere intre autoritatea contractanta si ANAP;
• criteriile referitoare la istoricul autoritatii contractante, filtrele si categoriile de risc ce stau la baza intocmirii programului de verificare.

Ordonanta de urgenta (cu exceptia prevederilor privind obligatia institutiilor sau autoritatilor vizate de Ordonanta de urgenta sa ia masurile necesare astfel incat noul sistem de control ex ante sa fie operational) intra in vigoare la data de 15 iunie 2018, data la care se vor abroga:

• Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 30/2006 privind functia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii;
• orice alte prevederi contrare cuprinse in orice alte acte normative.

Ordonanta de urgenta va fi aplicabila procedurilor de atribuire si modificarilor contractuale initiate dupa data de 15 iunie 2018.