In M.Of. nr. 673 din data de 17 august 2017 au fost publicate Instructiunile presedintelui Agentiei Nationale pentru Achizitii Publice nr. 3/2017 privind modificarile contractului de achizitie publica/contractului de achizitie sectoriala/acordului-cadru si incadrarea acestor modificari ca fiind substantiale sau nesubstantiale.
Autoritatile/entitatile contractante vor stabili inainte de aprobarea si implementarea unei modificari a contractului de achizitie publica/contractului de achizitie sectoriala/acordului-cadru (contractul) daca modificarea vizata se incadreaza intr-una dintre urmatoarele patru categorii:
- modificare ca urmare a aplicarii directe a prevederilor contractului;
- modificare nesubstantiala;
- modificare in conditii exceptionale;
- modificare substantiala.
MODIFICARI CA URMARE A APLICARII DIRECTE A PREVEDERILOR CONTRACTULUI
Modificarile rezultate din aplicarea directa a clauzelor de revizuire nu reprezinta o modificare a contractului initial, ci doar aplicarea prevederilor acestuia, daca sunt indeplinite o serie de conditii, cum ar fi:
- modificarile au fost anticipate in contractul initial prin clauze de revizuire in mod transparent;
- modificarile rezulta exclusiv din aplicarea directa si nemijlocita a “clauzelor de revizuire” ale contractului initial, cu excluderea oricaror altor modificari ale cerintelor acestuia.
Instructiunile cuprind o serie de exemple concrete de clauze de revizuire desprinse din cele mai frecvente situatii intalnite in practica, e.g. variatia cantitatilor in cazul contractelor de lucrari ce au ca obiect executia acestora doar pe baza proiectului tehnic, clauzele de penalitati si de despagubiri, optiunile, indexarea pretului.
Neindeplinirea conditiilor cuprinse in Instructiuni pentru eficienta clauzelor de revizuire poate conduce, in ipoteza in care modificarea este substantiala, la obligatia autoritatii contractante de a derula o noua procedura de atribuire.
Instructiunile descriu, de asemenea, conditiile in care inlocuirea contractantului initial este considerata aplicare stricta a prevederilor contractului, precum si exemple concrete in acest sens.
MODIFICARI NESUBSTANTIALE
Modificarile nesubstantiale nu reprezinta o noua atribuire si nu necesita derularea unei noi proceduri de atribuire pentru a putea fi implementate. Acestea pot fi de doua tipuri:
- modificarile contractuale “nesubstantiale – adaptari la context practic”;
- modificarile contractuale “nesubstantiale – prag valoric”.
Pentru a putea fi considerate nesubstantiale, modificarile trebuie sa respecte o serie de conditii cu privire la:
- neintroducerea unor conditii care, daca ar fi fost incluse in procedura initiala de atribuire, ar fi permis selectarea altor candidati decat a celor selectati initial sau alegerea unei alte oferte decat a celei declarate castigatoare ori ar fi permis si participarea altor operatori economici la procedura;
- mentinerea echilibrului economic al contractului;
- lipsa unei modificari in mod considerabil a domeniului/obiectului contractului;
- neinlocuirea contractantului initial in alte conditii decat cele prevazute ca urmare a unei clauze de revizuire sau a unei optiuni stabilite in contractul initial.
Exemplele cuprinse in Instructiuni clarifica notiunea de modificari contractuale “nesubstantiale – adaptari la context practic” prin raportare la conditiile introducerii de noi subcontractanti sau modificarii fazelor de implementare a unor activitati.
O modificare va fi considerata “nesubstantiala – prag valoric” atunci cand valoarea modificarii este mai mica decat:
- pragurile de publicare in JOUE (cu anumite exceptii, care permit implementarea chiar si in ipoteza depasirii pragurilor); si
- 10% din pretul contractului initial de produse/servicii sau 15% din pretul contractului de lucrari,
urmarindu-se in acelasi timp ca modificarea efectuata:
- sa nu aduca atingere naturii generale a contractului;
- sa fie necesara pentru eficientizarea procesului de implementare a respectivului contract din prisma autoritatii/entitatii contractante si/sau pentru imbunatatirea calitatii rezultatului acestuia, fara a schimba insa echilibrul contractual in favoarea contractantului.
Valoarea modificarilor nesubstantiale se calculeaza ca valoare neta din punct de vedere monetar, Instructiunile prezentand exemple concrete si metode de calcul.
In orice caz, pentru marirea pretului final/total al contractului, este necesara incheierea unui act aditional, cu respectarea prevederilor legale bugetare. Pentru alte modificari nesubstantiale este suficienta utilizarea unor inscrisuri (e.g. dispozitii de santier) care documenteaza toate aspectele respectivei modificari.
Prin Instructiuni se aduc lamuriri si cu privire la aplicarea conceptului de:
- “rezerva de implementare” destinat anumitor contracte de lucrari, diferit de conceptul de “cheltuieli diverse si neprevazute”;
- “cheltuieli incidentale” in cazul contractelor de servicii avand ca obiect prestatii intelectuale (e.g. consultanta/asistenta tehnica, elaborare studii, proiectare sau supervizare).
MODIFICARI IN CONDITII EXCEPTIONALE
Modificarile in conditii exceptionale trebuie analizate ca modificari de sine statatoare, independente de modificarile nesubstantiale, si care evidentiaza necesitatea de a aduce schimbari importante la solutia tehnica si/sau cantitati suplimentare de lucrari/servicii/produse pentru a putea finaliza contractul si atinge indicatorii minimali, respectiv indicatorii de calitate si performanta si/sau a indicatorilor de rezultat care impreuna alcatuiesc indicatorii tehnico-economici asumati de autoritatea/entitatea contractanta la momentul pregatirii si lansarii procedurii de atribuire.
Instructiunile mentioneaza ca urmatoarele modificari sunt considerate modificari in conditii exceptionale:
- “imposibilitatea schimbarii contractantului initial”;
- “circumstante imprevizibile pentru o autoritate/entitate contractanta diligenta” – in acest sens, Instructiunile ofera exemple de aplicare a circumstantelor hidrologice imprevizibile prin raportare la contractele de tip FIDIC; de asemenea, sunt prezentate conditiile care trebuie indeplinite pentru ca evenimentele/circumstantele sa fie considerate “imprevizibile”; Instructiunile exemplifica astfel de situatii prin raportare la modificari legislative, modificari in configuratia terenului, degradarea elementelor de constructie ca urmare a unor accidente rutiere, modificari de STAS-uri sau de normative tehnice, evolutia degradarii structurilor, inundatii, alunecari de teren si caderi de versanti sau chiar intarzieri considerabile ale emiterii autorizatiilor/acordurilor/avizelor de catre o terta parte aparute pe parcursul executarii unui contract de lucrari.
Cu toate acestea, Instructiunile atrag atentia autoritatilor/entitatilor contractante asupra previzibilitatii anumitor situatii in ipoteza in care de la momentul intocmirii studiului de fezabilitate/proiectului tehnic si cel al semnarii contractului initial de lucrari a trecut o perioada considerabila de timp, precum si asupra faptului ca planificarea defectuoasa a serviciilor/lucrarilor si/sau erorile de proiectare si pregatirea neadecvata a modului de atribuire a contractului nu intra in categoria circumstantelor imprevizibile.
Demn de retinut este faptul ca, in timp ce pentru contractele de achizitie publica este necesara respectarea unui prag de 50% din valoarea contractului initial, pentru contractele sectoriale nu este aplicabil un astfel de prag.
In ipoteza maririi pretului final/total al contractului, este necesara incheierea unui act aditional, cu respectarea prevederilor legale bugetare, iar cheltuielile suplimentare astfel rezultate nu reprezinta “cheltuieli diverse si neprevazute”.
MODIFICARI SUBSTANTIALE
Autoritatea/entitatea contractanta va verifica daca se indeplineste cel putin una dintre conditiile prevazute de legislatia achiziilor publice/sectoriale, de fiecare data cand apare necesitatea efectuarii unei modificari contractuale – adaptare la context practic, respectiv ca o metoda de control care sa confirme legalitatea realizarii unei asemenea modificari.
De asemenea, aceste aspecte vor fi luate in calcul inclusiv la stabilirea clauzelor de revizuire/optiunilor, astfel incat acestea sa nu conduca la modificari sau optiuni care ar afecta scopul contractului si/sau alterarea caracterului general al acestuia.
Daca o modificare este considerata substantiala, autoritatea/entitatea contractanta are obligatia de a derula o noua procedura de atribuire, pentru a se evita afectarea conditiilor initiale ale competitiei. In masura in care sunt respectate cazurile exceptionale, de stricta interpretare, prevazute in legislatia achizitiilor publice/sectoriale, procedura organizata poate fi negocierea fara publicare prealabila a unui anunt de participare.
In conformitate cu principiul asumarii raspunderii, argumentarea incadrarii in situatiile in care contractele pot fi modificate fara organizarea unei noi proceduri de atribuire, respectiv luarea deciziei cu privire la tratarea unei modificari drept unul dintre tipurile mentionate in Instructiuni intra in responsabilitatea exclusiva a autoritatii/entitatii contractante, care trebuie sa fie in masura sa justifice respectarea prevederilor legale incidente, avand in vedere ca aceasta detine toate informatiile legate de situatia de fapt si de drept care determina necesitatea si oportunitatea respectivei modificari.